Expertisecentrum meertaligheid

Logopediepraktijk ’de Wingerd’

Privacyreglement

Artikel 1 – Definities

In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:

Gegevens: De gegevens die betrekking hebben op een persoon

· Praktijk: Logopediepraktijk ‘de Wingerd’, verwerkingsverantwoordelijke

· Cliënt: Een cliënt van de praktijk

· Verwerking: Een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming).

 

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Praktijk die betrekking hebben op cliëntenzorg en nakoming van de behandelovereenkomst.

 

Artikel 3 – Doelen

De Praktijk kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen:

· het verlenen van logopedische zorg;

· het declareren van verleende logopedische zorg bij de cliënt of zorgverzekeraar;

· ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden;

· wetenschappelijk onderzoek.

 

Artikel 4 – De gegevensverwerking

Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelend logopedist heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelend logopedist en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag en de administratieve verwerking daarvan hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen.

 

Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd (https://nl.wikipedia.org/wiki/Pseudonimiseren) of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.

 

Als wij uw gegevens gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek zal hiervoor voorafgaand om uw toestemming worden gevraagd, tenzij dat niet mogelijk blijkt en de wet toestaat dat de gegevens zonder toestemming van de cliënt worden gebruikt. Wij zullen in beide gevallen niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.

 

Zorgverzekeraars met wie de praktijk een overeenkomst heeft controleren of gedeclareerde zorg rechtmatig is verleend. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen.

 

Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u ons hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

 

Artikel 5 – Beschrijving van de gegevens

De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Contactgegevens:

· naam

· adres/contactgegevens

· geboortedatum

· geslacht

· telefoonnummer

· e-mail adres

· gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) indien van toepassing (zie laatste deel van dit artikel)

 

Iedereen (ook de kleinste kinderen) moeten zich wettelijk identificeren voordat een (para)medische behandeling kan beginnen:

· burgerservicenummer (BSN)

· gegevens omtrent (wettelijke) identificatie (soort en documentnummer identificatiebewijs)

· op basis van deze gegevens ontvangen wij vervolgens automatisch gegevens over uw zorgverzekeraar en polis

 

Voor de logopedische behandeling zelf zijn met name de volgende gegevens van belang:

· medische gegevens (bijv. verwijzing, rapport van de GGD etc.)

· gegevens omtrent etnische afkomst (uw achtergrond heeft vaak een grote invloed op de taalontwikkeling en de articulatie).

· gegevens omtrent gezins- en/of schoolsituatie

 

Wij behandelen een logopedisch probleem niet geïsoleerd, maar binnen uw medische en sociale

omgeving. Daarom bewaren wij gegevens van degenen die daar bij betrokken zijn en vragen wij u schriftelijke toestemming indien wij het wenselijk vinden met één of meer van die partijen informatie uit te wisselen (zie ook artikel 8):

· huisarts

· evt. betrokken specialist(en)

· leerkracht of interne begeleider indien onze cliënt uw kind is

· andere (para)medische instanties (bijv. audiologisch centrum)

 

Artikel 6 – Rechten

Als cliënt heeft u het recht te weten dat gegevens van/over u worden verwerkt. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Wij, in het bijzonder uw behandelend logopedist, informeert u ook in specifieke gevallen, bijvoorbeeld als een brief aan de huisarts wordt gestuurd over de voortgang of einde van de behandeling.

 

U heeft als cliënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Wij nemen een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven, waarbij wij vragen u te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.

 

U heeft als cliënt het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.

 

Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij vragen u om dit verzoek schriftelijk te doen en indien het om medische gegevens gaat zo mogelijk de beweegredenen te vermelden. De behandelend logopedist beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de cliënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen doen wij dat gemotiveerd.

 

U kunt als cliënt een verklaring laten toevoegen aan uw dossier. Wij verzoeken u om deze verklaring aan uw behandelend logopedist te overhandigen zodat dit aan uw dossier kan worden toegevoegd.

 

Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende:

· Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger (doorgaans zijn dit de ouders) uitgeoefend;

· Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden door de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger gezamenlijk uitgeoefend;

· Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen;

· Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend.

 

Artikel 7 – Bewaartermijn

Het dossier met behandelinformatie wordt zoals wettelijk vastgelegd voor (para) medische gegevens gedurende vijftien jaar na afloop van de behandeling bewaard of de 18e verjaardag (de laatste datum van die twee).

Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd (artikel 6).

 

Artikel 8 – Geheimhouding

Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij gegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers en externe partijen die de praktijk inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software.

 

Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als:

· u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven

· of het de verwijzer betreft (formeel de opdrachtgever van de behandeling)

· of er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld;

· of wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van een rechterlijke uitspraak.

 

Artikel 9 – Informatiebeveiliging

Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Bijna al uw gegevens worden alleen opgeslagen in een goed beveiligd softwaresysteem in de ‘cloud’, enkele stukken zoals verslagen op onze beveiligde laptop. Daarnaast hebben we om praktische redenen ook een papieren dossier om tijdens de behandeling te raadplegen met bijv. oefeningen en testgegevens. Daarin tonen we geen achternamen en adressen zodat als een onbevoegde daar onverhoopt een blik op werpt niet duidelijk is over wie het dossier gaat. Als wij niet met de papieren dossiers bezig zijn, zijn deze opgeborgen.

 

Artikel 10 – Verantwoordelijke gegevensbescherming

De praktijk heeft de heer R.U. Smit tot “Verantwoordelijke Gegevensbescherming” benoemd. Deze heeft tot taak binnen de praktijk toezicht te houden op de gegevensverwerking en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en is daarbij de eerste aanspreekspersoon.

 

Artikel 11 – Wijzigingen

De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij zullen u in dat geval via onze website (www.spraakzaam.nl) informeren.

 

Artikel 12 – Klachten

Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen, kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft, kunt u die achtereenvolgens:

1) bespreken met uw behandelend logopedist

2) aankaarten bij de Verantwoordelijke Gegevensbescherming (Udo Smit, 06-29504117 of udosmit@yahoo.com) of als schriftelijke klacht indienen bij de praktijkhouder Eline Smit, Ruïnelaan 20, 1861 LL Bergen NH.

3) en als u daarna nog niet tevreden bent indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.